Leitfaden zur ERP-Einführung für kleine Unternehmen

Ab einer gewissen Größe sind ERP-Systeme aus Unternehmen nicht wegzudenken. Doch auch kleine Unternehmen profitieren von der Nutzung eines solchen Systems. Sie beschleunigen Prozesse und schaffen eine sonst nicht mögliche Transparenz für operative und strategische Entscheidungen. Doch eine schlecht organisierte ERP Einführung birgt die Gefahr von Budgetüberschreibungen und zeitlichen Verzögerungen, die gerade für kleine Unternehmen schmerzhaft sind. In diesem Leitfaden zeigen wir, wie Sie Ihr ERP System schrittweise implementieren und so das Risiko von Fehlplanungen reduzieren. Wir beginnen mit der Betrachtung einer typischen Projektstruktur für die ERP Einrichtung.

ERP Projektstruktur

1. Projektplanung
2. Systemkonfiguration
3. Anpassungsprogrammierung
4. Datenmigration
5. Schulung
6. Abnahmetests
7. Inbetriebnahme

Gehen wir jeden dieser Schritte durch.

Projektplanung

Zieldefinition

Geschäftsführer denken über eine ERP-Implementierung nach, wenn ihr Unternehmen nicht so effizient arbeitet, wie sie es wünschen. Oftmals fehlt Ihnen Transparenz für strategische Entscheidungen und Kontrolle über operative Tätigkeiten. Informationen müssen von Mitarbeitern angefordert werden, die dazu selbst wiederum E-Mails, Ordner und verschiedene Systeme durchsuchen. Ab einer gewissen Komplexität des Geschäfts ist die Nutzung eines zentralen Systems nicht mehr wegzudenken. Mit einem ERP-System sind operative und finanzielle Kernzahlen sowie die darunterliegenden Transaktionen und Abläufe jederzeit einsehbar. Dies vereinfacht neben der Betriebsführung auch die Kommunikation mit Investoren und Kreditgebern.

Darüber hinaus gibt viele gute Gründe auf Ebene der einzelnen Geschäftsbereiche/Abteilungen. Hier im Besonderen gilt es, die Mitarbeiter und zukünftigen Nutzer des Systems abzuholen. Denn nur wenn diese an Bord sind, wird das Projekt zum Erfolg. Die für das Team wichtigsten sollten als Ziele definiert werden, um bei der Implementierung entsprechend priorisiert zu werden. Sie dienen als Kommunikationsinstrument, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Gründe für die Implementierung verstehen und sich damit identifizieren können. Beispiele für Ziele finden sich in allen involvierten Abteilungen:

• Buchhaltung: Reduktion zeitaufwändiger Finanzabschlüsse und Berichterstattung. Automatisch erstellte Analysen und Prognosen zu Cashflow, Bestand, offenen Lieferungen, Rechnungen, Zahlungen etc. Verbesserte finanzielle Kontrollen. Automatisierte Buchungen auf Basis einer abgestimmten Buchungslogik
• Einkauf: Automatisierte Bestellvorschläge durch ein fortschrittliches MRP System, wodurch sich der Einkauf auf die Optimierung von Rahmenverträgen und strategische Einkaufsparameter fokussieren kann (Sicherheitsbestände, Mindestbestellmengen, Preise und Lieferzeiten etc.). Vereinfachte Verwaltung von Einkaufsfreigaben. Erhöhte Transparenz über verfügbare (und nicht verfügbare) Lagerbestände.
• Vertrieb: Automatisierte Erstellung von Angeboten und Kostenschätzungen. Einfache Nachverfolgung von Lieferverzögerungen, verspäteten Zahlungen, oder zu lange in Arbeit befindlichen Angebotsfreigaben. Erhöhte Transparenz zur Profitabilität einzelner Kunden. Einsicht in Kundenservicesituation.
• Lager: Reduzierter Aufwand für Inventur durch in Echtzeit verfügbare Bestandsdaten. Barcode-Scanner für die schnelle Erfassung von Artikeln und Beständen
• Kundendienst: Nachverfolgung von Serviceeinsätzen und -kosten. Einsicht in Kundenbeschwerden aufgrund unerfüllter Erwartungen hinsichtlich der Auftragsabwicklung, Lieferverzögerungen und schlechter Qualität. Rückverfolgbarkeit von Chargen
• IT: Vereinfachte Einhaltung von Compliance-Vorschriften durch Outsourcing an Cloud-Anbieter.
• Rechtsabteilung: Einhaltung von Vorschriften zu Finanzberichterstattung, internen Kontrollen, Rückverfolgung von Artikeln usw.
• Projektteam: Abschluss der Implementierung innerhalb von 6 Monaten innerhalb des Budgets.
• Geschäftsführung: Neben der bereits genannten Vorteilen: Automatisierte Analysen von Performance Indikatoren, z.B. Produktivität auf Basis der bearbeiteten Aufträge pro Mitarbeiter. Transparenz über Kosten, Erträge, und Profitabilität nach Produkt, Leistung, Abteilung, Region, Prozess etc. Besssere Kommunikation und Alignment im Unternehmen durch Zugang zu abteilungsübergreifenden Informationen.

Indem man sich zu Beginn einer ERP-Implementierung Zeit nimmt, um klare und spezifische Ziele zu definieren, schafft man eine solide Grundlage für den Erfolg des Projekts. Sie sollten ebenfalls für Entscheidungen während des Implementierungsprozesses herangezogen werden.

Wichtig bei der Erstimplementierung ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Viele Unternehmen übernehmen sich in Anbetracht der umfassenden Möglichkeiten. Das Ergebnis ist ein überambitionierter Plan, mit dessen Umsetzung sich das Unternehmen übernimmt. Die erforderliche Abstimmung zwischen Abteilungen lähmt das Projekt bereits bevor es losgeht, und bringt hohe interne und externe Beratungskosten mit sich.

Wir raten davon ab, gleich im ersten Schritt alle Bereiche anzugehen. Ein großer Umfang bei der Erstimplementierung erschwert die Planung und Abstimmung. Dies wiederum führt zu zeitlichen Verzögerungen und Budgetüberschreitungen. Stattdessen schlagen wir ein graduelles Vorgehen vor, das nur die Kernprozesse bei der Erstimplementierung abbildet. So wird die Implementierung planbarer und leichter umzusetzen. Sobald das System erfolgreich in Betrieb ist, können zusätzliche Funktionalitäten implementiert werden. Auch diese sind oft leichter einzuführen, da das Team bereits Erfahrung mit der Software gesammelt hat.

Bereiche, die von vornherein in einem ERP Projekt involviert sein müssen, sind Vertrieb, Einkauf, Logistik und Buchhaltung. Zwischen Vertrieb und Einkauf muss auch die Fertigung involviert sein. Bei dieser schlagen wir allerdings vor, die detaillierte Ressourcenplanung mit Plantafeln in der zweiten Phase abzuwickeln. Ebenfalls in spätere Phasen gehören zum Beispiel Qualitätssicherung und Personalwesen.

Projektteam

Das Projektteam ist der entscheidende Erfolgsfaktor für Ihre ERP-Implementierung, wichtiger noch als die Softwarefunktionalitäten. Es sollte aus vier Komponenten bestehen: (1) Executive Sponsor, (2) Projektmanager, (3) Vertreter der relevanten Fachabteilungen, (4) ERP Implementierungspartner.

Executive Sponsor 

Der Executive Sponsor stellt sicher, dass das Projektteam über die benötigten Ressourcen verfügt. Eine ERP-Implementierung erfordert viel Zeit von hochqualifiziertem Personal. Diese Zeit steht nicht für deren übliches Tagesgeschäft zur Verfügung. Der Sponsor muss sicherzustellen, dass die Kollegen diesen Kompromiss verstehen. Der Sponsor ist auch verantwortlich für die Genehmigung des Projektbudgets. Projektleiter und Execute Sponsor sollten sich alle zwei Wochen treffen, um sicherzustellen, dass Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden.

Projektleiter

Der Projektleiter führt das Projektteam und bereitet Entscheidungsvorschläge für den Executive Sponsor vor. Er pflegt den Projektplan, überwacht den Fortschritt und kommuniziert Engpässe. Er muss das Team motivieren, neben ihrem üblichen Tagesgeschäft Zeit für das Projekt zu schaffen. Um dies zu schaffen, muss der Projektleiter innerhalb des Unternehmens gut akzeptiert sein.

Funktionale Leiter / Abteilungsvertreter

Das Projektteam muss aus Abteilungsleitern oder Spezialisten für die vom neuen System betroffenen Prozesse bestehen. Diese Vertreter müssen eng zusammenarbeiten, da ERP-Prozesse sich oft über verschiedene Abteilungen und Funktionen erstrecken. Selbst ein einfacher Beschaffungsprozess erfordert die Beteiligung der Abteilungen Einkauf, Logistik und Buchhaltung, oft auch Produktion oder Vertrieb. Jeder Vertreter muss kompetent sein und gut mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten. Rückschläge bei ERP Einführungen für kleine Unternehmen resultieren oft aus ungeeigneten Mitarbeitern, die nur deshalb ausgewählt wurden, weil sie gerade verfügbar waren. Jedes dieser Projektmitglieder muss 5-10 Stunden pro Woche für das Projekt aufwenden, um eine schnelle Abwicklung zu gewährleisten. Fragen Sie sich, ob Sie diesen Kompromiss akzeptieren können, bevor Sie beginnen.

Implementierungspartner

Schließlich benötigen Sie einen Implementierungspartner, der Erfahrung mit der Einführung vom ERP-System hat. Es ist in den letzten Jahrzehnten zwar einfacher geworden, ein ERP-System einzuführen. Trotzdem wird eine erste Implementierung ohne die Hilfe eines erfahrenen Partners, der die Fähigkeiten und Eigenheiten des Systems kennt, aus dem Ruder laufen.

Geschäftsprozesse definieren

Um Ihre kommerziellen Prozesse in einem ERP-System zu automatisieren, müssen Sie diese zuerst schriftlich festhalten. Sie können dazu bestehende Dokumentation und Schulungsmaterialien verwenden. Stellen Sie jedoch sicher, dass diese die tatsächlichen Prozesse im Unternehmen widerspiegeln. Es ist herausfordernd, Prozessdokumentationen zu pflegen, die vollständig, korrekt und aktuell sind. Darüber hinaus müssen die meisten Prozesse verschiedene Szenarien abdecken (z.B., wie beeinflusst mangelnde Verfügbarkeit bei Ihrem bevorzugten Lieferanten Ihren Beschaffungsprozess).

Nicht alle Prozesse müssen sofort im System implementiert werden. Im Gegenteil führt dieser Versuch oft zu Kostenüberschreitungen im Projekt. Wir empfehlen, sich bei der Erstimplementierung auf ausgewählte Schlüsselprozesse zu konzentrieren. Planen Sie die Umsetzung weiterer Prozesse für spätere Phasen nach dem Go-Live. Die zuvor besprochenen Prioritäten sind ein guter Indikator dafür, welche Prozesse als Schlüsselprozesse zu definieren sind.

Zwei Prozesse sollten Teil jeder Implementierung sein: (1) Der Auftrag-zu-Zahlung-Prozess (Order-to-Cash) und der (2) Einkauf-zu-Zahlung-Prozess (Purchase-to-Pay). Beide zeigen, wie ERP-Prozesse traditionelle Abteilungen überspannen. Der Order-to-Cash Prozess umfasst alle Aktivitäten, die beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Kunden anfallen. Dazu gehören das Entgegennehmen und Bearbeiten von Bestellungen, die Bestätigung der Produktverfügbarkeit, die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, das Ausstellen von Rechnungen, das Einziehen von Zahlungen und die Buchhaltung dieser Transaktionen. Der Purchase-to-Pay Prozess bezieht sich auf die Aktivitäten, die notwendig sind, um Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten zu erwerben.

Das Niederschreiben der Prozesse bietet die Möglichkeit zur Standardisierung und Vereinfachung. ERP-Systeme können nahezu jeden kommerziellen Prozess automatisieren, solange er standardisiert ist, d.h. immer wieder gemäß eines klaren Ablaufes durchgeführt wird. Aber übertreiben Sie es nicht mit der Geschäftsprozessdefinition: Eine wichtige Entscheidung bei jeder ERP-Implementierung ist, ob das System an den Prozess angepasst werden soll, oder der Prozess an das System. Gute ERP-Systeme basieren auf bewährten Verfahren und ihre Prozesse bieten oft eine Reihe von Vorteilen. Anpassungen verursachen nicht nur Aufwand und Entwicklungskosten, sondern können auch zu suboptimalen Prozessen führen. Daher schlagen wir vor, die niedergeschriebenen Prozess mit den Prozesse im System zu vergleich und dann zu bewerten, ob eine Anpassung überhaupt erforderlich ist.

System und Partner auswählen

Als nächstes gilt es, das passende System für die Abbildung Ihrer Prozesse zu finden. Dabei empfehlen wir, den Bergleich auf die Top 10 ERP Systeme zu beschränken. Die Tech-Industrie konsolidiert sich und Sie wollen sicherstellen, das Ihr Systemanbieter auch zukünftig in das gewählte System investiert.

Weiterhin ist wichtig, dass das System Ihre Branche und Region unterstützt. Dies gilt sowohl für Funktionalitäten wie auch regulatorische Vorschriften. Gibt es Unternehmen in Ihrer Branche, die mit dem System zufrieden sind? Müssen Ihre Daten in einem bestimmten Land/Gebiet gespeichert werden? Müssen Sie länder- oder branchenspezifische Datenschutzvorschriften wie HIPAA oder DSGVO einhalten?

Auch werden Ihnen diese Anbieter Cloud-Hosting bieten. Wir halten dies aus Sicherheits- und Verfügbarkeitsgründen für wichtig. Cyber-Bedrohungen stellen ein zunehmendes Risiko dar, insbesondere bei geschäftskritischen und vertraulichen ERP-Daten. Professionelle Cloud-Unternehmen verfügen über die spezialisierte Ressourcen für Anwendungssicherheit, Datenbanksicherheit und physische Sicherheit. Anwendungen solcher Anbeiter können selbst im Falle von Bränden, Überschwemmungen oder Diebstahl ohne Datenverlust weiter betrieben werden. Vorsicht jedoch: Manchmal wird die Software eines Anbieters auf den Servern von Implementierungspartnern betrieben und als Cloud-Lösung verkauft. Eine solche Implementierung verfügt nicht über dieselben Vorteile. Fragen Sie Ihren Partner nach den Details seiner Implementierung.

Verlassen Sie sich bei der Einschätzung der Systemfähigkeiten nicht zu sehr auf Funktionslisten. Diese sind in der Regel zu vage, um die Tauglichkeit des Systems für Ihre spezifischen Anforderungen zu bewerten. Lassen Sie sich stattdessen von einem Partner vorzustellen, wie das jeweilige System die von Ihnen gewählten Prozesse handhabt. Betrachten Sie beim Vergleich mehrere Anbieter dieselben Prozesse und stellen Sie die gleichen Schlüsselfragen. Diese Einführung sollte online, z.B. über Teams, erfolgen, um die Kosten für beide Seiten zu begrenzen. Es gibt auch die Möglich, sich diese Meetings aufzunehmen zu lassen und später einzelne Stellen mit relevanten Teammitgliedern zu besprechen.

Bei der Klärung der verfügbaren Systemfähigkeiten sollten Sie prüfen, welche Funktionen direkt verfügbar sind und welche von Drittanbietern oder dem Partner kommen. Der Einsatz von Drittanbieter-Tools ist oft gerechtfertigt, gleichzeitig müssen Sie wissen, auf welche Software Sie angewiesen sind. Wir empfehlen, wenn möglich die Standardfunktionalität des Systems zu verwenden, um weitere Abhängigkeiten zu vermeiden.

Für kleine und mittlere Unternehmen wird der ERP Softwareanbieter die Implementierung meist nicht selbst übernehmen. SAP, Microsoft, Oracle und vergleichbare Unternehmen haben hierzu ein Netzwerk aus Implementierungspartnern. Neben der Software müssen sie also auch einen Implementierungspartner auswählen. Hierbei ist natürlich wichtig, dass der Partner Erfahrung mit sich bringt, und auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingeht. Ihr direkter Ansprechpartner spielt hierbei eine große Rolle. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kontakt während der Vertriebsphase Sie auch während der Implementierung begleitet. Lassen Sich sich an Beispielen zeigen, wie der Partner Ihre Prozesse abbilden würde, und ob er Ihre Anforderungen versteht.

Je nach Branchenanforderungen kann auch Erfahrung mit Ihrer Branche relevant sein. Dies hängt davon aus, wie spezifisch die Prozesse sind. Entgegen der anfänglichen Erwartung der meisten Geschäftsführer sind die Standardprozesse in den meisten Unternehmen erstaunlich ähnlich. Dies gilt nicht nur für Unternehmen derselben Branche, sondern auch für sehr unterschiedliche Branchen. Lassen Sie sich zeigen, wie Ihre Kernprozesse im Zielsystem aussehen.

Prozesse und Systemfunktionalitäten abgleichen

Idealerweise hat Ihr Implementierungspartner Ihnen bereits beispielhaft gezeigt, wie das System Ihre Prozesse handhabt. Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Prozesse ohne Anpassungen im System gehandhabt werden können und welche nicht. Dies geschieht im Rahmen einer sogenannten Fit-Gap-Analyse: Sie bewertet, inwieweit die Standardfunktionen des ERP-Systems mit Ihren dokumentierten Prozessen übereinstimmen (Fit) und identifiziert Bereiche, in denen Anpassungen erforderlich sind (Gap). Die Ergebnisse der Fit-Gap-Analyse bilden die Grundlage für den weiteren Implementierungsprozess.

Bei der Skizzierung Ihrer neuen Prozesse ist es wichtig, dass Sie die verfügbaren Optionen in Ihrem ERP-System verstehen. Dafür ist eine Schulung der funktionalen Leiter Ihres Projektteams erforderlich. Zwar haben diese an dieser Stelle bereits ein grundlegendes Verständnis des Systems. Doch sie benötigen für eine Umsetzung der Geschäftsprozesse darin detaillierteres Wissen. Diese Schulung sollte jeglicher Softwareentwicklung vorausgehen, da ein besseres Verständnis der Systemprozesse oft das wahrgenommene Bedürfnis nach einer Anpassung ändert. Sie sollte auch der Datenmigration vorausgehen, um sicherzustellen, dass deren Auswirkungen vollständig verstanden sind. Ziel ist, die funktionalen Leiter darauf vorzubereiten, die Implementierung zu überwachen und später ihre Kollegen zu schulen.

Anpassungsanforderungen definieren

Dafür ist eine Konfiguration des Systems erforderlich, bei der Ihr Partner helfen kann. Konfigurieren Sie das System so weit es möglich ist mit Standardfunktionalitäten. Wo dies nicht möglich ist, muss eine Anpassungsprogrammierung geplant werden. Hierbei ist eine Priorisierung wichtig. Einige fehlende Funktionalitäten sind unverzichtbar und müssen vor Inbetriebnahme des Systems umgesetzt werden. Dies gilt vor allem für Prozesse in Einkauf, Verkauf, und Buchhaltung sowie eventuell Produktion und Logistik. Darüber hinausgehender Funktionalitäten und Ideen sollten auf eine Warteliste gesetzt werden, um nach der Inbetriebnahme implementiert zu werden. So können Organisationen das Risiko einer Ausweitung des Projektrahmens reduzieren und die Kosten unter Kontrolle halten. Diese Abwägungen sind Teil der abschließenden Planung.

Vor und sogar nach Umsetzung können solche Prozesse außerhalb des Systems abgewickelt werden. Für manche Funktionen bietet sich dies sogar dauerhaft an. Beispiele von Prozessen die oft besser in spezialisierten Systemen abgewickelt werden, sind: Gehaltsabrechnung, Verkauf und Marketing. Diese werden gewöhnlich in Customer Relationship Management (CRM), Human Capital Management (HCM) und Marketinglösungen bereitgestellt. Diese System können wo nötig mit dem ERP-System integriert werden. Hier empfehlen wir Pragmatismus: Nicht alle Funktionen müssen integriert werden, und Integrationen dauern oft länger und sind teurer als ursprünglich angenommen. Wir empfehlen zu klären, welche Daten in welchem System vorhanden sein müssen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Besprechen Sie wahrgenommene Funktionslücken mit Ihrem ERP-Implementierungspartner.

Datenbedarf festlegen

Die Datenmigration ist ein kritischer Aspekt bei der Implementierung eines ERP-Systems. Sie umfasst die Übertragung von Daten aus Ihren bestehenden Systemen in das neue System. Bei schlechter Planung kann dies zu erheblichen Verzögerungen, Fehlern und sogar Datenverlust führen. Daher ist eine angemessene Vorbereitung entscheidend für die reibungslose und erfolgreiche Implementierung des ERP-Systems.

Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Vorbereitung auf die Datenmigration befolgen sollten:

1. Analysieren und bereinigen Sie Ihre Daten: Identifizieren Sie doppelte oder irrelevante Daten, korrigieren Sie Fehler, und standardisieren Sie das Format Ihrer Daten vor der Migration. Durch genaue, vollständige und konsistente Daten vermeiden Sie das Risiko von Fehlern während der Migration.
2. Vergleich der Datenfelder in beiden Systemen: Identifizieren Sie, welche Datenfelder in Ihrem aktuellen System welchen Feldern im neuen System entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Daten korrekt in das neue System übertragen werden.
3. Entwickeln Sie eine Migrationsstrategie: Ihre Migrationsstrategie sollte den Ansatz skizzieren, den Sie verfolgen werden, um Daten aus Ihren bestehenden Systemen in das neue ERP-System zu übertragen. Dazu gehören die Werkzeuge und Technologien, die Sie verwenden werden, die Reihenfolge der Datenmigration und alle Datenvalidierungsprozesse, die Sie implementieren werden. Eine gut geplante Migrationsstrategie hilft sicherzustellen, dass Ihr Datenmigrationsprozess reibungslos abläuft.

Bei diesen Prozessen ist es besonders wichtig, mit einem erfahrenen Partner zusammenzuarbeiten, der Sie durch den Prozess führt und bewährte Methoden bereitzustellt. Mit der richtigen Vorbereitung und fachkundiger Anleitung stellen Sie einen reibungslosen und erfolgreichen Datenmigrationsprozess sicher.

Projektplan finalisieren

Sobald die Anforderungen an Anpassungsprogrammierung und Datenmigration definiert sind, können Zeitplan, Verantwortlichkeiten und Budget finalisiert und dem leitenden Sponsor vorgelegt werden. Der Sponsor wird diesen Vorschlag dann genehmigen (oder ablehnen) und dazu falls erforderlich weitere Genehmigungen einholen.

Planen Sie die Implementierungsreihenfolge realistisch. Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit Ihres Führungsteams, der Manager und der firmeninternen Experten, die zum Projekt beitragen. Stellen Sie sicher, dass alle über die Ressourcen-Kompromisse im Klaren sind und dass dies vom Management genehmigt wird.

Für die Planung wird oftmals ein agiler Ansatz mit der sogenannten Wasserfallplanung verglichen. Bei der Wasserfallplanung handelt es sich um einen traditionellen, sequenziellen Projektmanagement-Ansatz, bei dem zunächst alle Anforderungen gesammelt werden und das Produkt auf dieser Basis linear geplant und umgesetzt wird. Im Gegensatz dazu ist die agile Planung ein iterativer Ansatz, der sich darauf konzentriert, einzelne Funktionen in kleinen Schritten oder Sprints zu liefern. Unserer Ansicht nach ist der Wasserfallansatz für die erste Inbetriebnahme besser geeignet. Denn diese erfordert eine enge Integration der Geschäftsprozesse und vorausschauende Planung über das gesamte Projekt. Für neue Geschäftsprozesse und Systemfunktionen, die nach der Inbetriebnahme implementiert werden, empfehlen wir dagegen einen agilen Ansatz. Dieser ist flexibler und erlaubt eine Anpassung auf die sich kontinuierlich ändernden Geschäftsbedingungen und -anforderungen.

Systemkonfiguration

Sobald die Spezifikationen vorliegen, richtet Ihr Partner zusammen mit Ihrer IT-Abteilung die Software für Sie ein. Dies beinhaltet die Konfiguration und gegebenenfalls die Anpassung der Software zur Unterstützung der neuen Prozesse. Das kann auch die Integrationen mit anderen bestehenden Geschäftsanwendungen des Unternehmens umfassen, die nicht durch das ERP-System ersetzt werden.

In einem ersten Schritt wird Ihre Software so konfiguriert, dass sie die neu gestalteten Prozesse optimal unterstützt. Oftmals ist dies von Anfang an der Fall. Wie bereits erwähnt, kann es in manchen Fällen jedoch erforderlich sein, Anpassungen zu programmieren, damit das System wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Es ist auch üblich, während einer ERP-Implementierung neue Bedürfnisse und Möglichkeiten zu entdecken. Diese müssen nach Ihrer Dringlichkeit bewertet werden und sofern möglich auf die Warteliste für Verbesserungen nach der Inbetriebnahme. Es ist wichtig, Änderungsaufträge entsprechend zu verwalten, um Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

Datenmigration

Parallel zur Softwareentwicklung beginnt das Team mit der Datenmigration. Daten müssen oft aus mehreren Systemen extrahiert, transformiert und geladen werden. Jedes dieser Systeme kann unterschiedliche Formate verwenden und möglicherweise doppelte oder inkonsistente Informationen enthalten.

Das Projektteam muss sorgfältig festlegen, welche Daten in dieser Phase migriert werden sollen. Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten (Bestellungen, Rechnungen usw.). Es ist in der Regel nicht notwendig, historische Bewegungsdaten in das neue System zu migrieren. Kosteneffektiver ist ist, diese von der Migration ausschließen und im alten System bzw. einem Data Warehouse zu speichern.

Mitarbeiterschulung

Die Schulung ist einer der Schlüsselfaktoren für den Erfolg jeder ERP-Implementierung. Sie verwandeln Ihre Mitarbeiter in Software-Experten und sorgen so für die erwarteten Produktivitätssteigerungen. Sie sollten dies also nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es gibt im Wesentlichen zwei Schulungsphasen bei der Implementierung. Die erste Schulung ist für das Projektteam, um die richtigen Stammdaten vorzubereiten und zu bewerten, ob die Funktionalität des Systems geeignet ist. Mit einem klaren Verständnis für die Abwicklung des Tagesgeschäfts im neuen System, kann das Team die Einrichtung besser unterstützen und später die Kollegen schulen.

Die erste Schulung sollten noch vor Softwareanpassungen erfolgen, da ein besseres Verständnis dazu führen kann, unnötige Anpassungen zu erkennen und zu vermeiden. Die Schulung sollte auch noch vor der Datenmigration stattfinden, damit jeder weiß, wozu die neuen Daten eingesetzt werden.

Sobald das System einsatzbereit ist, schult das Projektteam den Rest der Mitarbeiter. So wird das ERP-Wissen im Unternehmen fest verankert und Sie sind weniger abhängig von Ihrem ERP-Partner. Durch die Schulung stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System schnell und effizient nutzen können, nachdem es eingeführt wurde, und es nahtlos in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Erst wenn die Benutzer im Umgang mit dem ERP-System Experten sind, hat die Einführung einen echten Einfluss auf die Leistung Ihres Unternehmens. Benutzerfeedback während der ersten Nutzung ist unbezahlbar; es hilft, das System vor der Inbetriebnahme zu testen.

Darüber hinaus benötigen Sie einen Plan für neue Mitarbeiter, die ins Unternehmen kommen. Wir empfehlen, großen Wert auf Schulungsmaterial zu legen, idealerweise durch Videos für die wesentlichen Prozesse. Die Dokumentation sollte bereits während der Systemeinrichtung umrissen werden. Wir empfehlen die Einrichtung eines geeigneten Systems für das interne Wissensmanagement, falls noch keines vorhanden ist.

Anpassungsprogrammierung

Wenn die Basisfunktionen des ERP-Systems wesentliche Geschäftsanforderungen nicht erfüllen, ist eine Anpassungsprogrammierung notwendig. In diesem Fall ist eine gründliche Dokumentation essentiell. Der Programmcode sollte mit klaren Kommentaren versehen werden, um spätere Fehlerbehebungen und Wartungen zu erleichtern. Dies ist besonders nützlich, wenn das System später von einem neuen Team oder einem anderen Dienstleister betreut wird. Ein zentrales Repository zur Versionsverwaltung, wie etwa Git oder GitHub, ist ebenfalls empfehlenswert.

Je nach ERP-Lösung können spezielle Entwicklungsumgebungen verfügbar sein, die die Programmierung von Anpassungen vereinfachen. Es ist von großer Bedeutung, alle Änderungen gründlich in einer Testumgebung zu prüfen, um die Stabilität und Zuverlässigkeit des Gesamtsystems zu gewährleisten.

Die Anpassungsprogrammierung sollte als fortlaufender Prozess angesehen werden, da sich Geschäftsanforderungen im Laufe der Zeit ändern können. Daher ist es ratsam, regelmäßige Überprüfungen der Anpassungen durchzuführen und notwendige Aktualisierungen vorzunehmen. Dabei sollte eine klare Priorisierung der Aufgaben und die Pflege einer Aufgabenliste (Backlog) nicht vernachlässigt werden. Zusätzlich sollte die Langzeitwartung bei Anpassungen berücksichtigt werden. Jede Änderung könnte potenzielle Auswirkungen auf die Kompatibilität mit künftigen Systemaktualisierungen haben. Daher ist es sinnvoll, Anpassungen so modular wie möglich zu gestalten, um die Wartung zu vereinfachen und das Risiko zukünftiger Kompatibilitätsprobleme zu minimieren.

Abnahmetests

Testen und Entwicklung können teilweise gleichzeitig stattfinden. Beispielsweise kann das Projektteam spezifische Module und Funktionen testen, auf Basis der Ergebnisse Korrekturen oder Anpassungen vornehmen und dann erneut testen. Erste Tests der grundlegenden Funktionen der Software sollten von gründlichen Tests der vollen Systemfähigkeiten gefolgt sein. Dazu gehört auch, dass einige Mitarbeiter das System für ihre täglichen Aktivitäten testen dürfen. Diese Tests sollten erst nach der notwendigen Endbenutzerschulung und der Datenmigration erfolgen.

Ihr Implementierungspartner wird eine Schulungsumgebung einrichten, die es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Prozesse im Testbetrieb zu überprüfen. So stellen Sie sicher, dass alles wie erwartet funktioniert, ohne Überraschungen. Nutzen Sie die im Entwicklungsprozess erstellten Schulungsmaterialien hier sinnvoll. Ressourcen, die speziell auf die täglichen Aufgaben Ihrer Endbenutzer zugeschnitten sind, haben einen echten Mehrwert.

Bevor Sie Ihr ERP-System vollständig einführen, ist es entscheidend, es zu testen, um sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht und ältere Systeme effektiv ersetzen kann. Neben rein technischen Überprüfungen ist es wichtig, eine Liste von Geschäftsaufgaben und -situationen zu haben. Dies ermöglicht es den tatsächlichen Benutzern, das ERP-System auszuprobieren, bevor es vollständig implementiert ist.

Inbetriebnahme

Sobald auch dieser Schritt abgeschlossen ist, ist die ERP-Implementierung abgeschlossen. Das System ist eingerichtet und Ihre Mitarbeiter können es nutzen. Dies ist der Tag, auf den Sie hingearbeitet haben: der Tag, an dem das System live geht. Seien Sie auf mögliche Probleme vorbereitet, da es viele bewegliche Teile und trotz Ihrer besten Vorbereitungen möglicherweise verwirrte Mitarbeiter geben könnte. Das Projektteam sollte jederzeit zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten, den Benutzern das System zu erklären und eventuelle Probleme zu beheben. Ihr Implementierungspartner sollte bei der Fehlerbehebung helfen können, falls erforderlich. Es kann einige Zeit dauern, bis die Benutzer sich an das System gewöhnt haben und die erwarteten Produktivitätssteigerungen erreichen.

Verschiedene Arten von Daten erfordern unterschiedliche Migrationszeiten während der ERP-Bereitstellung. Während bestimmte Daten vor dem offiziellen Start übertragen werden können, sollte zeitkritische Information, wie aktuelle Transaktionen, erst kurz vor der Inbetriebnahme des Systems migriert werden. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Partner, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Einige Organisationen zielen darauf ab, alle Module des ERP-Systems gleichzeitig einzuführen, während andere sich zunächst auf spezifische, hochpriorisierte Module oder Prozesse konzentrieren und später andere in Phasen hinzufügen. Um das Risiko zu minimieren, führen manche Organisationen ältere Systeme parallel zum neuen ERP für eine gewisse Zeit weiter. Dies kann jedoch die Gesamtkosten des Projekts erhöhen und die Benutzerproduktivität verringern. Unsere Erfahrung zeigt, dass der parallele Betrieb von alter und neuer Software die Mitarbeiter überlasten und das Projekt erheblich verzögern kann. Wir empfehlen dies daher nicht.

Die Pflege Ihrer ERP-Implementierung nach der Bereitstellung hilft, die Benutzer zufrieden zu stellen und sicherzustellen, dass das Unternehmen die gewünschten Vorteile erzielt. Das Projektteam ist möglicherweise auch während dieser Phase noch für das ERP-System verantwortlich, der Fokus wird jedoch auf die Aufnahme von Benutzerfeedback und die entsprechende Anpassung des Systems verschoben. Es könnte erforderlich sein, zusätzliche Entwicklungen und Konfigurationen vorzunehmen, wenn neue Funktionen zum System hinzugefügt werden. Neue Mitarbeiter müssen ebenfalls in dem System geschult werden.

Wenn Sie ein On-Premises-ERP-System haben, müssen Sie periodische Software-Updates installieren und möglicherweise im Laufe der Zeit die Hardware aufrüsten. Wenn Sie ein Cloud-basiertes ERP-System verwenden, aktualisiert Ihr Anbieter die Software möglicherweise automatisch.

Seien Sie auf potenzielle Probleme vorbereitet, da es viele bewegliche Teile gibt und einige Ihrer Mitarbeiter möglicherweise verunsichert sein könnten. Das ist normal und in der Regel unvermeidlich, obwohl Sie Ihr Bestes getan haben, um auf den Wechsel vorbereitet zu sein. Das Projektteam steht immer zur Verfügung, um Fragen zu beantworten. Es hilft auch Ihren Mitarbeitern, das System zu verstehen und Probleme zu beheben. Ihr Implementierungspartner wird Ihnen natürlich bei der Fehlerbehebung helfen. Seien Sie jedoch darauf vorbereitet, dass es einige Zeit dauern kann, bis die Benutzer sich an das System gewöhnt haben und die erwarteten Produktivitätssteigerungen erreichen.

Zusammenfassung

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind leistungsfähige Werkzeuge, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse und der Verbesserung ihrer Abläufe unterstützen. Die Implementierung eines ERP-Systems ist jedoch ein bedeutendes Unterfangen und erfordert sorgfältige Planung und Ausführung.

Beginnen Sie mit der Festlegung klarer Projektziele, dem Zusammenstellen eines kompetenten Teams, der Definition wichtiger Geschäftsprozesse und der Auswahl eines geeigneten ERP-Systems und Partners. Die Planung umfasst die Abstimmung der Funktionalitäten des Systems mit den betrieblichen Abläufen, die Ermittlung von Anpassungsbedarf, die Vorbereitung auf die Datenmigration und die Finalisierung des Implementierungsplans. Die Ausführungsphase erfordert die Anpassung von Systemfunktionen, die Datenvorbereitung und die Erstellung von Schulungsmaterialien. Bevor Sie auf das neue System umsteigen, ist es entscheidend, alle Benutzer zu schulen, gründliche Tests durchzuführen und eine reibungslose Inbetriebnahme zu gewährleisten.

Ein entscheidender Aspekt auf diesem Weg ist die Priorisierung von Schlüsselprozessen für die erste Implementierung. Es mag verlockend sein, alle Prozesse gleichzeitig zu integrieren, aber das kann die Kosten und die Komplexität erhöhen. Stattdessen sollten sich Unternehmen auf Kernprozesse konzentrieren, die durch ihre primären Ziele informiert sind, während der ersten Inbetriebnahme. Zusätzliche Prozesse können in späteren Phasen reibungslos integriert werden, was eine effiziente Implementierung und Anpassung gewährleistet.

Wenn Ihnen das schwierig erscheint, sind wir hier, um zu helfen. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose erste Einschätzung, und lassen Sie uns Sie durch jeden Schritt führen, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten und Ihre Investition zu maximieren.