DATEV-Export aus Business Central: Buchhaltung automatisieren

Für den Monatsabschluss lagen die benötigten Kontobewegungen in Business Central vor, mussten für den Import in DATEV jedoch in ein sehr spezifisches Buchungsstapel-Format übertragen werden.

Die manuelle Aufbereitung in Excel war fehleranfällig, zeitaufwendig und schwer sauber zu prüfen. Gerade bei wiederkehrenden Abschlussarbeiten erhöht jeder manuelle Zwischenschritt das Risiko, dass Importdateien abgelehnt werden oder Buchungen nachträglich korrigiert werden müssen.

• Vorzeichen mussten korrekt in Soll/Haben-Kennzeichen übersetzt werden.
• Beträge mussten mit deutschem Dezimaltrennzeichen formatiert werden.
• Leere DATEV-Felder mussten richtig gesetzt werden.
• Alle Pflichtspalten mussten in der geforderten Reihenfolge geliefert werden.

CERTAINCE entwickelte eine schlanke, individuell entwickelte Lösung, die den gefilterten Export aus Business Central automatisiert in einen DATEV-kompatiblen Buchungsstapel transformiert.

Die Anwendung verarbeitet nur Buchungskonten mit Bewegung und erzeugt daraus strukturierte Buchungsdatensätze mit Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum und Buchungstext.

Die fachliche Logik wurde direkt auf den Abschlussprozess von MAFU-SHERPA zugeschnitten: Bewegungsbeträge werden als Absolutwerte übernommen, das Vorzeichen wird über das DATEV-Soll/Haben-Kennzeichen abgebildet, das Belegdatum wird aus dem Buchungszeitraum gesetzt und die Datei enthält alle für DATEV erwarteten Spalten im korrekten CSV-Aufbau.

Zusätzlich wurde eine webbasierte Oberfläche erstellt. Anwender können den Business-Central-Export per Drag-and-drop hochladen, die transformierten Daten vor dem Import prüfen und die fertige DATEV-Datei direkt herunterladen.

Der DATEV-Export ist nun ein reproduzierbarer Arbeitsschritt statt einer manuellen Excel-Aufgabe. Die Finanzbuchhaltung erhält eine Importdatei im erwarteten DATEV-Format, inklusive Metadaten, vollständiger Spaltenstruktur, korrekter Formatierung und Windows-kompatiblen Zeilenenden.

MAFU-SHERPA reduziert das Risiko von Format- und Übertragungsfehlern im Monatsabschluss. Änderungen am Mapping können gezielt in der Anwendung gepflegt werden, statt in jeder Abschlussrunde neu in Tabellen erklärt zu werden.

Die Lösung bleibt bewusst schlank, ist aber erweiterbar, falls zukünftig zusätzliche DATEV-Felder wie Kostenstellen, BU-Schlüssel oder differenzierte Gegenkonten benötigt werden.