Software oder Markdown-Datei: wie wir entscheiden

Im August 2026 haben wir unsere eigene Neukundenrecherche neu aufgesetzt: rund 1.900 Unternehmen von drei Messelisten, jede Woche eine Handvoll gründlich recherchierter Dossiers. Im Regal lag dafür eine passende Lösung – eine Vertriebsassistenz-App mit CRM-Funktionen aus unserer eigenen Entwicklung, die Firmenwebsites auswertet, Signale erkennt und Anschreiben entwirft. Wir haben sie nicht benutzt.

Den Zuschlag bekam ein Ordner mit Markdown-Dateien.

Eine Markdown-Datei ist eine einfache Textdatei mit etwas Struktur: Überschriften, Listen, Links. Für einen KI-Agenten wird sie zur Arbeitsanweisung – welche Quellen er nutzen darf, nach welchen Regeln er bewertet, wie das Ergebnis aussehen soll und wo seine Grenzen liegen. Zusammen mit einem Standard-CRM (wir nutzen Twenty für 9 Dollar im Monat) erledigt diese Kombination heute eine Arbeit, für die wir früher eine eigene Anwendung gebaut hätten. Seitdem stellen wir jede Werkzeugentscheidung – bei uns selbst wie bei Kunden – unter denselben Test.

Der Markdown-Test

Der Test besteht aus einer einzigen Frage: Kann eine Textdatei mit einem KI-Agenten dieselbe Aufgabe zuverlässig erledigen wie die geplante Software? Wer das ehrlich beantworten will, macht am besten einen Versuch statt einer Schätzung. Eine Arbeitsanweisung ist schnell geschrieben – bei uns war es ein Nachmittag – und an echten Fällen ausprobiert; eine Anwendung ist es nicht. Deshalb liegt der Gewinn schon in der Reihenfolge – erst die Textdatei, dann, falls der Versuch scheitert, der Code.

Vier eigene Werkzeuge im Test

Am deutlichsten war das Ergebnis bei der Vertriebsrecherche. Die App konnte vieles von dem, was unsere wöchentliche Recherche braucht, und trotzdem verlor sie. Die Arbeitsanweisung in Textform ließ sich in Minuten anpassen, wenn sich unsere Kriterien änderten; ein Beispiel-Dossier genügte, um dem Agenten die gewünschte Form zu zeigen. Dieselben Änderungen hätten in der App Entwicklungsarbeit bedeutet, von neuen Feldern bis zum nächsten Deployment. Was bleibt, ist – ehrlich benannt – eine Oberfläche: Ein Team, das nicht selbst mit Agenten arbeitet, klickt lieber durch eine Anwendung mit Ansichten und Status, als Textdateien zu pflegen. Für ein solches Team bleibt die App die richtige Wahl. Für uns war sie es nicht.

Ähnlich fiel der Test bei unseren Briefings aus. Jeden Morgen um 6 Uhr verschickt ein kleiner Dienst unser internes Nachrichten-Briefing; die eigentliche Redaktion steckt in einer einzigen Konfigurationsdatei – welche Themen uns interessieren, welche Quellen gelesen werden und was ausgeschlossen bleibt. Der Code darum herum holt Artikel ab, entfernt Dubletten und versendet eine E-Mail. Er ist bewusst dünn, denn der Wert liegt in der redaktionellen Konfiguration, die ein Fachmensch ohne Programmierung ändern kann.

Beim dritten Werkzeug, unserem eigenen Agenten-Betrieb, stand die Textdatei von Anfang an im Zentrum. Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Prüfregeln sind Prosa; Agenten lesen sie und erledigen die Arbeit, und ein Mensch gibt frei, bevor etwas das Haus verlässt. Software existiert auch hier, aber nur als dünne Schicht, etwa für Postfächer und Zugriffsrechte.

Nur ein Werkzeug hat den Test klar für die Software entschieden. Wir bauen derzeit eine Anwendung, die prüft, ob KI-Systeme wie ChatGPT oder Perplexity ein Unternehmen empfehlen, wenn Einkäufer nach passenden Anbietern fragen. Eine einzelne solche Prüfung könnte ein Agent in einer Sitzung erledigen. Die Anwendung existiert für etwas anderes: dieselbe Prüfung für viele Unternehmen, unbeaufsichtigt und wiederholbar (mit dauerhaften Abläufen, die einen Absturz überleben, Budgetgrenzen pro Lauf, gespeicherten Belegen für jede KI-Antwort und Berichten, die auch Wochen später noch nachvollziehbar sind). Sobald Fremde ein Werkzeug ohne uns benutzen sollen, hört die Textdatei auf zu genügen.

Wann Software den Test gewinnt

• Der Ablauf erzeugt verbindliche Daten, deren Fehler teuer wären – etwa Angebote, Bestände oder Freigaben.
• Fremde Nutzer sollen sich selbst bedienen, in einer Menge, die niemand nebenbei beaufsichtigt.
• Der Betrieb braucht harte Grenzen, zum Beispiel ein Kostenbudget pro Lauf oder Mengenlimits, die auch ein guter Agent nicht garantieren kann.
• Ergebnisse müssen als Beleg gespeichert und später nachvollziehbar sein.
• Ein Team braucht eine stabile tägliche Oberfläche und arbeitet nicht selbst mit Agenten.

Oft endet der Test allerdings nicht bei Entweder-oder. Der beste Zuschnitt ist dann eine Kombination, in der die App das System bleibt, das die verbindlichen Daten und Regeln besitzt, während der Agent darin als Ausführungsschicht arbeitet – er liest, bereitet vor, prüft Ausnahmen, ein Mensch gibt frei; wer neu baut, baut die Anwendung deshalb von Anfang an agentenfähig.

Wie viele dieser Punkte zutreffen müssen, hängt vom Risiko ab; eine feste Zahl wäre unehrlich. Die Einordnung in das größere Bild – vom Standardtool über den KI-Agenten bis zur eigenen Anwendung – steht im Leitfaden Geschäftsprozesse automatisieren.

Fünf Fragen für Ihre nächste Werkzeugentscheidung

1. Wer außer Ihnen soll das Werkzeug benutzen – und würde diese Person eine Textdatei pflegen?
2. Muss es unbeaufsichtigt laufen, oder prüft ein Mensch jedes Ergebnis, bevor es verbindlich wird?
3. Schreibt es verbindliche Daten, oder bereitet es Entwürfe vor?
4. Wie oft ändern sich die Regeln? Häufige Änderungen sprechen für Text, den Fachleute selbst anpassen.
5. Was kostet ein Fehler – eine unglückliche E-Mail-Formulierung oder eine falsche Rechnung?

Eine Regel aus unserer eigenen Arbeit, seit August 2026 in unserem internen Vertriebshandbuch festgehalten: Jede Software muss sich erst gegen eine Textdatei beweisen. Dass ausgerechnet ein Unternehmen, das mit Softwareentwicklung Geld verdient, so entscheidet, ist kein Widerspruch, sondern das Prinzip der kleinsten sinnvollen Lösung, ernst genommen – Individualsoftware empfehlen wir dort, wo verbindliche Daten, Rollen oder dauerhafter Betrieb sie rechtfertigen, und erst dort.

Zwei Dinge lässt dieser Artikel bewusst offen. Wie ein Agent sicher auf Produktivsysteme zugreift, ist ein eigenes Thema und sprengt diesen Rahmen. Und ob unsere Textdateien in zwei Jahren noch genügen, wissen wir nicht – der Test ist wiederholbar, und genau darauf verlassen wir uns.

Wenn Sie gerade vor einer solchen Entscheidung stehen, bringen Sie den Ablauf und einige echte Beispiele aus Ihrem Betrieb mit – dann sprechen wir über den konkreten Ablauf und prüfen gemeinsam, ob am Anfang wirklich Software stehen muss.