Geschäftsprozesse automatisieren: Individualsoftware, KI-Agent oder Standardtool?

Am Monatsende liegen bei MAFU-SHERPA alle Kontobewegungen längst in Business Central. Trotzdem saß dort jemand vor einer Excel-Datei und baute daraus in jeder Abschlussrunde von Hand den Buchungsstapel, den DATEV annimmt. Fast jeder Betrieb kennt diesen Moment unter einem anderen Namen: der Wochenbericht, die Preisliste, der Übertrag ins Lohnprogramm. Die Zahlen sind dabei selten das Problem. Das Problem ist die Übergabe zwischen zwei Systemen, die beide korrekt arbeiten und trotzdem nicht dieselbe Sprache sprechen. Wenn Sie Geschäftsprozesse automatisieren wollen, entscheidet sich genau hier, was Sie überhaupt automatisieren, und erst danach, womit.

Im DATEV-Export von MAFU-SHERPA entscheiden vier Angaben darüber, ob die Importdatei überhaupt angenommen wird. Das Vorzeichen aus Business Central muss korrekt in ein Soll/Haben-Kennzeichen übersetzt werden. Die Beträge brauchen das deutsche Dezimaltrennzeichen, leere DATEV-Felder müssen richtig gesetzt sein, und alle Pflichtspalten müssen in der geforderten Reihenfolge stehen. Keine dieser vier Regeln ist Geschmackssache; jede einzelne entscheidet zwischen einer angenommenen und einer abgelehnten Importdatei. Solange der Export von Hand entstand, wurde diese Zuordnung in jeder Abschlussrunde neu in Tabellen erklärt.

Aus diesem Projekt stammt eine Regel, nach der wir seitdem arbeiten: Automatisieren Sie die kleinste wiederkehrende Übergabe, deren Regeln sich aufschreiben lassen und deren Ergebnis sich prüfen lässt. Beides gehört zusammen, denn eine Regel, die niemand aufschreiben kann, lässt sich später auch nicht abnehmen.

Was wir bei MAFU-SHERPA tatsächlich gebaut haben

Business Central bleibt in dieser Lösung das führende System für die Buchungsdaten. Daneben läuft eine schlanke, eigens entwickelte Anwendung, die den gefilterten Export einliest, nur Buchungskonten mit Bewegung verarbeitet und daraus Buchungsdatensätze mit Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum und Buchungstext erzeugt. Am Ende steht eine EXTF-CSV-Datei mit Metadaten, vollständiger Spaltenstruktur und Windows-kompatiblen Zeilenenden. Anwender laden den Export per Drag-and-drop hoch, und vor dem Import sieht eine Person die transformierten Daten in einer Vorschau noch einmal an. Der DATEV-Export ist damit ein wiederholbarer Arbeitsschritt geworden statt einer Excel-Aufgabe, die jedes Mal neu entsteht.

Ein KI-Agent hätte diesen Schritt theoretisch auch übernehmen können, und wir haben uns bewusst dagegen entschieden. Das ist unsere Einschätzung und kein Ergebnis des Projekts: Wo die Zuordnung fest steht und jede Zeile denselben vier Regeln folgt, ist ein Agent die teurere und schlechter prüfbare Variante. Ein Agent, der sich einmal anders entscheidet als beim letzten Lauf, macht eine Buchhaltungsübergabe unberechenbar. Wir setzen Agenten dort ein, wo sich die Regel nicht vorher aufschreiben lässt, und genau das war hier nicht der Fall.

Vier Formen, einen Ablauf zu automatisieren

Diese Entscheidung fällt in jedem Projekt neu, und sie fällt zwischen vier Formen. Die Einteilung sagt nichts über die Größe der Lösung, denn auch eine kleine Automatisierung kann eigener Code mit einer eigenen kleinen Oberfläche sein, so wie beim DATEV-Export. Was die vier Formen unterscheidet, ist die Verantwortung, die die Lösung übernimmt.

• Standardtool besser nutzen. Oft reichen die Einstellungen, klare Felder und Disziplin im vorhandenen System, und es kommt gar keine neue Software dazu.
• Kleine Automatisierung. Ein fester Ablauf mit festen Regeln, etwa ein Formular, eine Freigabe, ein Statuswechsel oder eine wiederkehrende Übergabe zwischen zwei Systemen.
• KI-Agent. Passt, wenn gelesen und verglichen werden muss und sich die richtige Antwort erst am Einzelfall zeigt: mit Berechtigungen, Protokollen, Tests und menschlicher Prüfung.
• Individualsoftware. Passt, wenn eigene Regeln und Ausnahmen, unterschiedliche Zuständigkeiten, Verbindungen zu vorhandenen Programmen oder externe Nutzer zusammenkommen.

Beim DATEV-Export war die passende Form die kleine Automatisierung, obwohl dafür eigener Code und eine eigene Oberfläche entstanden sind. Das Standardsystem lieferte die Daten, aber nicht das Format, das DATEV verlangt. Eine große Anwendung wäre umgekehrt zu viel gewesen, und die Lösung ist deshalb bewusst schlank geblieben, erweiterbar, falls später Kostenstellen oder BU-Schlüssel dazukommen. Die Form folgt also der Verantwortung des Ablaufs und nicht dem Aufwand, den er auslöst.

Eine häufige Form der kleinen Automatisierung ist eine Low-Code-App. Bei MAFU-SHERPA wurde die Bestandsaufnahme mit wachsender Artikelzahl in einer Tabelle zunehmend fehleranfällig, besonders direkt in der Fertigung. Für ein vollständiges ERP war das Unternehmen noch nicht bereit, also entstand eine Barcode-App auf Microsoft Power Apps, die Artikel am Lagerplatz liest, Bestände Projekten zuordnet und Änderungen in die vorhandenen Tabellen zurückschreibt. Die Lösung blieb bewusst klein und folgte dem nächsten nötigen Schritt.

Wichtig ist bei jeder Plattform, ihre dokumentierten Grenzen vor dem Start zu benennen und als Ausstiegskriterien festzuhalten. Bei Power Apps werden nicht delegierbare Abfragen nur lokal über die ersten 500 Datensätze, maximal 2.000, ausgewertet; bei großen Datenmengen entstehen so unvollständige Ergebnisse. Wer solche Mechanismen vorher kennt, kann die App bewusst erweitern oder rechtzeitig durch eine eigene Anwendung ergänzen, statt die Grenze erst in der Fehlersuche zu finden.

Woran Sie erkennen, welche Form zu Ihrem Ablauf passt

Diese fünf Fragen können Sie im nächsten internen Meeting selbst durchgehen, bevor Sie mit einem Dienstleister sprechen.

• Können Sie die Regel für den Normalfall in drei Sätzen aufschreiben? Wenn ja, brauchen Sie dafür keinen KI-Agenten.
• Woran würden Sie merken, dass das Ergebnis falsch ist? Ohne diese Antwort fehlt die Abnahme, egal welche Form Sie wählen.
• Wie oft kommt der Ausnahmefall vor, und wer entscheidet ihn heute? Häufige Ausnahmen sind der Grund, warum kleine Automatisierungen scheitern.
• Welche vorhandenen Programme müssen die Daten liefern oder empfangen? Jede zusätzliche Verbindung ist ein eigener Arbeitsschritt in der Umsetzung.
• Wer steht im Betrieb für die Daten gerade, wenn der Schritt automatisch läuft? Ist diese Person nicht benannt, ist der Ablauf noch nicht reif für Automatisierung.

Die Antworten verschieben die Entscheidung meist schon deutlich in eine Richtung. Ob am Ende ein gekauftes Produkt oder eine eigene Entwicklung gewinnt, hängt an denselben Punkten; der Vergleich von Standard- und Individualsoftware stellt sie nebeneinander.

Wo ein KI-Agent seinen Platz hat

Ein KI-Agent löst selten einen ganzen Ablauf allein. Er übernimmt eine klar begrenzte Aufgabe, etwa Daten lesen und vergleichen oder einen Entwurf schreiben, während der Rahmen darum herum Arbeit bleibt. Dazu gehören verlässliche Daten, passende Berechtigungen, Protokolle, definierte Fehlerwege und eine Stelle, an der ein Mensch das Ergebnis prüft. Sein Vorteil zeigt sich dort, wo sich die Regel nicht vorher aufschreiben lässt, weil jeder Fall anders aussieht. Beim DATEV-Export ließ sich diese Regel aufschreiben; bei der Vertriebsrecherche, die wir für dasselbe Unternehmen gebaut haben, geht das nicht, weil jede Unternehmenswebsite ihre Hinweise woanders versteckt.

Wie stark ein solcher Assistent wirkt, hängt an der Aufgabe und an den Menschen, die sie erledigen. Eine Feldstudie mit 5.172 Support-Mitarbeitern maß im Mittel 15 % mehr gelöste Fälle pro Stunde. Der Mittelwert verdeckt allerdings, wie weit die Wirkung nach Erfahrung und Aufgabenart auseinanderging. Die Studie beobachtete ein einziges Umfeld, weshalb sich die Zahl nicht auf Büroarbeit allgemein übertragen lässt. Für die Entscheidung, um die es hier geht, zählt ohnehin weniger der Prozentwert als die Feststellung, dass Aufgabe und Nutzer über den Nutzen entscheiden.

Dieselbe Frage in anderen Abläufen

• Angebote und Konfiguration. Der CPQ-Konfigurator bei MAFU-SHERPA erzeugt Stücklisten, Arbeitspläne und Angebote aus strukturierten Anforderungen, statt sie in Tabellen zusammenzusuchen. Gebaut ist er als eigene Erweiterung direkt in Business Central.
• Lager und Projektstatus. XPO Inventory führt Bestand, Reservierungen und Projektstatus in einem System zusammen, mit Barcode-Erfassung und Offline-Warteschlangen für die Arbeit im Lager. Hier war eine eigene Anwendung die richtige Form.
• Vertriebsrecherche und Qualifizierung. Die KI-gestützte Recherchelösung für MAFU-SHERPA bewertet Kaufsignale auf Unternehmenswebsites und macht daraus priorisierte Leads mit passenden Gesprächsansätzen. Hier trägt KI den Kern der Aufgabe, weil sich das Urteil über einen Betrieb nicht als feste Regel formulieren lässt.

Ein Teil des Gewinns liegt in schnelleren Abläufen. Der andere Teil ist die Arbeit, die bisher niemand angefangen hat, weil sie neben dem Tagesgeschäft nicht unterzubringen war: die Kampagne für ein neues Kundensegment, der wiederkehrende Bericht, die Auswertung der eigenen Auftragsdaten. KI im Unternehmen einsetzen nimmt sich genau diese Fälle vor, samt der Stellen, an denen sich KI noch nicht lohnt. Konkreter für einzelne Branchen wird es auf den Seiten zu Software für den Maschinenbau und Software für den Messebau.

Was die Automatisierung von Geschäftsprozessen kostet

Ein Pauschalpreis hilft hier wenig, weil der Aufwand nicht an der Menge des Codes hängt. Er hängt daran, wie klar die Regeln sind und wie sauber die Daten vorliegen. Dazu kommen die Ausnahmen, die vorhandenen Programme, die angebunden werden müssen, und die Frage, wer im Betrieb künftig für den automatisierten Schritt geradesteht. Am Ende stehen Wartung und Prüfung, die auch dann anfallen, wenn KI das Bauen selbst deutlich billiger macht. Welche Fragen den Aufwand im Einzelfall bestimmen, rechnet Was kostet Individualsoftware? durch.

Nach unserer Erfahrung liegt das Gewicht meist auf dem ersten Punkt. Beim DATEV-Export musste jede der vier Regeln festgehalten und abgestimmt sein, bevor die Transformation überhaupt gebaut werden konnte. KI macht die erste Version schnell; die übrige Arbeit bleibt trotzdem bestehen. Was aus dieser Geschwindigkeit eine wartbare Lösung macht, beschreibt Software mit KI entwickeln.

Einen Anforderungskatalog brauchen Sie dafür nicht. Nehmen Sie eine Übergabe, die jeden Monat Handarbeit kostet, und schreiben Sie Auslöser, Eingaben, Ausnahmen und das gewünschte Ergebnis auf. Sprechen wir über den konkreten Ablauf.