Was kostet Individualsoftware? So wird Ihr Projekt planbar

Softwareauswahl · 8 min

Illustration: Kostenrahmen für Individualsoftware als Münzstapel neben Software-Bausteinen mit einer goldenen Münze

Sie möchten Angebote schneller vorbereiten und vor dem Versand prüfen lassen. Was die Software dafür kostet, hängt vom Aufwand für diesen Ablauf ab. Eine erste Rechnung lautet: Personentage je Arbeitsschritt × zugehöriger Tagessatz, danach kommen externe Kosten und der spätere Betrieb dazu. Das folgende Beispiel macht den Aufwand greifbar. Für Ihr eigenes Vorhaben genügt zunächst ein Beispiel aus dem Alltag.

Womit Sie rechnen können

Angenommen, Ihr Vertrieb erstellt Angebote aus einer gepflegten Artikel- und Preisliste. Eine kleine interne Anwendung soll diese Liste als CSV-Datei einlesen, Angebote berechnen und als PDF ausgeben. Rabatte über 10 % muss der Vertriebsleiter freigeben. Mit der Anwendung arbeiten der Vertrieb und der Vertriebsleiter. Die Anmeldung läuft über einen vorhandenen Firmenzugang, dessen Anbindung mitgeplant wird. Versand, Rechnungen, Altdatenübernahme und eine direkte ERP-Anbindung gehören nicht dazu.

Die folgenden Ansätze sind für dieses fiktive Rechenbeispiel gewählt. Sie sind keine gemessenen Projektzeiten, keine Zusage und keine Schätzung für Ihren Betrieb. Ein Personentag bedeutet hier acht Stunden Arbeit einer Person.

Ablauf klären: 2 Personentage. Beispielangebote durchgehen, Rabattregel und gewünschtes Ergebnis festhalten.
Daten vorbereiten: 2 Personentage. CSV-Import bauen und fehlende Artikelnummern oder Preise abfangen.
Angebote erstellen: 5 Personentage. Eingabe, Berechnung, Speichern und PDF-Ausgabe umsetzen.
Anmeldung und Freigabe: 2 Personentage. Firmenzugang anbinden, festlegen, wer Angebote sehen und bearbeiten darf, und die Rabattfreigabe umsetzen.
Prüfen: 3 Personentage. Berechnungen, fehlerhafte Daten, Rechte und Freigabe mit Beispielangeboten testen und Fehler beheben.
Einführen: 2 Personentage. Anwendung bereitstellen, mit dem Vertrieb abnehmen und die Bedienung dokumentieren.
Reserve: 2 Personentage. Für Korrekturen innerhalb des beschriebenen Umfangs einplanen.

Die Rechnung lautet: 2 + 2 + 5 + 2 + 3 + 2 = 16 Personentage, dazu 2 Tage Reserve, zusammen 18 Personentage oder 144 Stunden. Das sind keine 18 Kalendertage: Rückfragen, Freigaben und die Verfügbarkeit des Teams bestimmen die Laufzeit mit. Auch die Zeit Ihrer Mitarbeiter für Beispiele und Abnahme kommt hinzu. Hosting, Lizenzen und die spätere Pflege sind hier noch nicht enthalten.

Soll die Anwendung stattdessen Artikel direkt aus dem ERP lesen, muss diese Verbindung zusätzlich betrachtet werden. Setzen wir im selben Rechenbeispiel 3 weitere Tage für die Anbindung und 1 Tag für ihre Tests an, werden aus 18 insgesamt 22 Personentage. Diese vier Tage sind ebenfalls eine Annahme. Fehlen eine nutzbare Schnittstelle oder Zugangsrechte, braucht es erst eine Klärung, bevor sich der Zusatzaufwand schätzen lässt.

Welche Tagessätze eine Marktstudie nennt

Eine veröffentlichte Vergleichsgröße liefert die Lünendonk-Studie 2023 zum deutschen IT-Dienstleistungsmarkt, Seite 54, Abbildung 26. Für Softwareentwicklung nennt sie für das Honorarjahr 2022 einen durchschnittlichen niedrigsten Tagessatz von 766 € und einen durchschnittlichen höchsten von 1.298 €. Die Abbildung beruht für 2022 auf 39 teilnehmenden IT-Dienstleistern. Es sind Mittelwerte ihrer unteren und oberen Listenpreise, keine allgemeingültige Preisspanne und keine aktuelle Preisliste für 2026. Quelle geprüft am 28. Oktober 2026.

Diese Studienwerte sind keine CERTAINCE-Tagessätze und kein Angebot. Zum Vergleichen brauchen Sie den Tagessatz des jeweiligen Anbieters und seinen Aufwand für denselben Umfang. Rechnet er Klärung, Entwicklung und Einführung unterschiedlich ab, multiplizieren Sie die Tage jeder Phase mit dem zugehörigen Satz. Bei uns nennt das Angebot den Preis für den vereinbarten Umfang. Aus dem Beispiel und der Studie lässt sich kein CERTAINCE-Projektpreis ableiten.

Sechs Merkmale, die den Preis treiben

Umfang des Ergebnisses. Ein einzelner Ablauf wie ein Angebot, ein Monatsabschluss oder eine Kundenanfrage ist deutlich günstiger als ein Bündel davon.
Zahl der Schritte und Übergaben. Jeder Wechsel zwischen Personen oder Programmen braucht eine eigene Regel dafür, was weitergegeben wird und was passiert, wenn etwas fehlt.
Wer prüft oder entscheidet. Freigaben, Vertretungen und unterschiedliche Rechte kosten mehr als ein Ablauf, den eine Person allein durchführt.
Anbindung vorhandener Programme. Business Central, DATEV oder ein CRM lassen sich meist einbinden; der Preis hängt daran, ob die Schnittstelle dokumentiert ist und wie sauber die Daten darin stehen.
Zahl der Ausnahmen. Der Normalfall ist schnell gebaut. Jede Ausnahme, die im Betrieb jeder kennt, braucht eine eigene Regel, Zuständigkeit oder Prüfung und erhöht dadurch den Aufwand.
Was am Ende messbar besser sein soll. Angebote schneller versenden, Daten nur einmal eingeben oder den aktuellen Stand sofort sehen sind unterschiedlich aufwendig, und die Antwort entscheidet, welcher erste Schritt sich lohnt.

Wie stark diese Merkmale wiegen, zeigt der automatisierte DATEV-Export. Die Buchhaltung arbeitet weiter mit Business Central und prüft die fertige DATEV-Datei vor der Übergabe. Die Software übernimmt die wiederkehrenden Schritte. Die Oberfläche bietet Upload, Vorschau und Download; die Anwendung bildet die Buchungsregeln und die DATEV-Formatvorgaben ab. Seit diesem Projekt fragen wir jedes Angebot, auch unser eigenes, danach, wie viele Ausnahmen der Preis abdeckt und was mit den übrigen passiert.

Was vor einem verlässlichen Preis geklärt sein muss

Ein Preis wird verlässlich, sobald vier Dinge feststehen. Fehlt eines davon, steht im Angebot eine Annahme, und Annahmen werden in der Entwicklung entweder bestätigt oder teuer. Wer diese vier Punkte vor dem Angebot nicht anspricht, nennt einen Preis für eine Software, die er noch nicht kennt.

Welche Arbeit die Software übernimmt und welche beim Menschen bleibt.
Welche Ausnahmen im Preis enthalten sind und welche später extra kosten.
Welche vorhandenen Programme angebunden werden und welche Daten sie dafür liefern.
Woran Sie im Alltag merken, dass die Lösung richtig funktioniert.

Wie Sie zu einem Angebot kommen

Der Einstieg ist die kostenlose Potenzialanalyse. Ist Ihr Softwarevorhaben klar umrissen, führt sie zu einem kurzen Plan mit den erwarteten Stunden und einer Obergrenze; ist es dafür zu groß oder zu unsicher, klären wir die offenen Punkte zunächst in einem Analyse-Workshop oder einem Pilotprojekt, nach Stunden abgerechnet.

Woran erkennen Sie ein verständliches Angebot?

Ein gutes Angebot beschreibt verständlich, welche Arbeit die Software übernimmt und was zum ersten Schritt gehört.
Das Projekt ist in überschaubare Schritte geteilt. Sie sehen jederzeit, was bereits fertig ist und was als Nächstes kommt.
Neue Details werden besprochen, sobald sie auftauchen. Sie entscheiden gemeinsam mit dem Entwickler, ob sie sofort oder später umgesetzt werden.
Anhand echter Beispiele wird vor der Entwicklung klar, was die Software im Alltag können muss.
Tests und eine sorgfältige Prüfung des Programmcodes helfen, die Lösung zuverlässig zu betreiben und später zu erweitern.
Programmcode, Daten und Zugänge gehören Ihnen. Auch Pflege und spätere Änderungen sind verständlich geregelt.

Gesamtkosten und Nutzen gemeinsam betrachten

Vergleichen Sie die Gesamtkosten für den Zeitraum, in dem Sie die Lösung nutzen möchten. Bei Standardsoftware zählen neben den Lizenzen auch Anpassungen und die Zeit für Arbeitsschritte, die weiterhin von Hand erledigt werden. Bei Individualsoftware gehören Entwicklung, Betrieb und spätere Änderungen in die Rechnung. Dem gegenüber steht der Nutzen im Alltag. Schnellere Angebote oder eine einmalige Dateneingabe können für Ihren Betrieb wichtiger sein als der niedrigste Einstiegspreis.

Standardsoftware: Einrichtung + Lizenzen + Anpassungen + zusätzliche Handarbeit + Kosten eines späteren Wechsels.
Individualsoftware: genaue Aufnahme des Ablaufs + Entwicklung + Einführung + Betrieb + spätere Änderungen.

Rechnen Sie für beide Wege mit demselben Zeitraum und mit der Zeit, die Ihre Mitarbeiter tatsächlich aufwenden. Eine ausführliche Hilfe finden Sie unter Individualsoftware vs. Standardsoftware. Wie aus Ihrer ersten Beschreibung eine abgenommene Lösung wird, die Ihnen gehört, zeigt Individualsoftware entwickeln lassen. Eigene Software ist dabei einer von mehreren Wegen; die übrigen stehen in den KI-Leistungen im Überblick.

Wie hilft KI bei der Entwicklung?

KI kann Entwürfe und wiederkehrende Entwicklungsarbeit beschleunigen. Sie ändert jedoch nicht die fachliche Prüfung, ob eine Lösung den betrieblichen Ablauf richtig abbildet. Ein seriöser Preis berücksichtigt deshalb weiterhin Klärung, Tests und langfristige Pflege; die eingesparte Schreibzeit ist kein Grund, diese Arbeit aus dem Angebot zu streichen.

Kann ich mit einer ersten Idee eine Kosteneinschätzung bekommen?

Ja. Ein Beispiel aus Ihrem Arbeitsalltag reicht als Ausgangspunkt. Beschreiben Sie, wie der Ablauf heute funktioniert, was Sie verbessern möchten und welche Ausnahme am meisten Mühe macht. Daraus lassen sich der sinnvolle nächste Schritt, die noch offenen Fragen und ein erster Budgetrahmen ableiten. Eine technische Spezifikation ist dafür noch nicht nötig.

Muss ich meinen Ablauf selbst vollständig beschreiben?

Nein. Beschreiben Sie den Ablauf so, wie Sie ihn kennen. Gehen Sie die einzelnen Schritte, beteiligten Rollen und typischen Ausnahmen durch. Der Anbieter sollte daraus die Details festhalten, die für die Software wichtig sind, und sie in eine umsetzbare technische Beschreibung übersetzen. Lassen Sie sich diese Übersetzung in Alltagssprache zurückerklären.

Was hilft bei einer ersten Kosteneinschätzung?

Am meisten helfen drei bis zehn echte Beispiele: etwa ein Angebot, eine Rechnung oder eine verwendete Tabelle. Hilfreich sind außerdem die Namen der Programme, mit denen Sie heute arbeiten, sowie eine bekannte Ausnahme. Mehr Vorbereitung ist nicht nötig. An echten Beispielen werden die Regeln und die offenen Fragen sichtbar, die den Preis bestimmen.

Wann hilft ein Pilotprojekt?

Ein gesondert vereinbartes, bezahltes Pilotprojekt prüft eine konkrete Unsicherheit mit echten Beispielen, etwa ob die vorhandenen Daten für eine Lösung ausreichen. Es wird nur dann gebraucht, wenn sich diese Frage im Gespräch nicht beantworten lässt.

Wann ist ein verlässlicher Kostenrahmen möglich?

Sobald Umfang, wichtige Ausnahmen und das gewünschte Ergebnis geklärt sind, lässt sich ein Kostenrahmen nennen. Bei einem einfachen Vorhaben kann dafür die kostenlose Potenzialanalyse reichen. Ist das Vorhaben zu groß oder zu unsicher, klärt ein Analyse-Workshop oder ein Pilotprojekt die offenen Punkte vor dem Angebot. Das Angebot nennt die enthaltenen Annahmen und erklärt, welche Änderung eine neue Schätzung auslöst.

Die eine Ausnahme, die bei Ihnen am meisten Mühe macht, ist der beste Ausgangspunkt: Sprechen wir über den konkreten Ablauf.