Angebotserstellung mit KI: Die Vorarbeit erledigt der Agent, den Preis setzen Sie

Eine Preisanfrage kommt als E-Mail, mit einer Excel-Liste und Zeichnungen im Anhang. Bevor jemand kalkulieren kann, muss geklärt sein, welche Positionen der Betrieb schon einmal gefertigt hat, welcher Zeichnungsstand gilt und welche Nachweise der Kunde verlangt. Diese Vorarbeit kostet Zeit, und häufig kann sie nur die Person leisten, die die früheren Aufträge kennt. Verkürzen lässt sie sich auf zwei Wegen, mit festen Regeln oder mit einem KI-Agenten.

Welcher Weg passt, entscheidet sich Schritt für Schritt.

Beide Wege kennen wir aus der Arbeit für MAFU-SHERPA, allerdings an verschiedenen Stellen des Vertriebs. MAFU-SHERPA entwickelt KI-gesteuerte CNC-Automation für kleine und mittlere Serien. Über Website, Videoserie und Suchkampagnen kamen hunderte Verkaufsanfragen herein, und hinter jedem Angebot steht eine Produktlogik mit vielen technischen Abhängigkeiten. Für die Angebote haben wir einen Konfigurator direkt in Business Central entwickelt. Der Vertrieb gibt die Kundenanforderungen strukturiert ein, und daraus entstehen Stücklisten, Arbeitspläne und Verkaufsangebote nach festen Regeln; über diesen Konfigurator sind inzwischen hunderte Angebote automatisiert entstanden. Einen KI-Agenten nutzt MAFU-SHERPA an anderer Stelle, bei der Suche nach neuen Kunden. Dafür betreiben wir dort einen KI-Vertriebsassistenten. Er liest die Websites möglicher Kunden, bewertet ihre technische Passung auf einer Skala von 0 bis 100 und entwirft eine Ansprache, die ein Vertriebsmitarbeiter prüft und aus Outlook sendet. Einen Agenten für eingehende Anfragen haben wir dort nicht gebaut. Wie wir ihn anlegen würden, beschreibt der Abschnitt weiter unten.

Welcher Teil eine Regel ist

Für die Produkte von MAFU-SHERPA lässt sich vorher aufschreiben, was richtig ist. Aus strukturierten Anforderungen folgen bestimmte Stücklisten, Arbeitspläne und Angebotspositionen, und eine Regel, die einmal getestet ist, rechnet jedes Angebot gleich. Die zentrale Frage im Projekt war, welche Logik in den Standard von Business Central gehört und welche eine gezielte Erweiterung braucht.

Bei den Websites möglicher Kunden geht das nicht. Ob ein Fertigungsbetrieb für den SherpaLoader in Frage kommt, steht in keinem Datenbankfeld, sondern auf Maschinenpark-Seiten, in Stellenanzeigen und in Investitionsmeldungen, und jede Website ist anders aufgebaut. Dort liest der Assistent und bewertet im Zusammenhang. Wo im selben Projekt zu einer Liste von Firmennamen nur die passenden LinkedIn-Firmenprofile gefunden werden sollten, genügte dagegen eine kleine Anwendung mit festen Regeln, die Suchergebnisse nach einem nachvollziehbaren Scoring auswertete.

Für die Angebotserstellung folgt daraus eine einfache Aufteilung. Was sich als Regel aufschreiben lässt, etwa Rüstkosten je Maschine, Mindestmengen oder der Aufschlag für ein Werkstoffzeugnis, gehört in eine Tabelle, einen Konfigurator oder das ERP. Der Agent bekommt den Teil, den niemand vorher beschreiben kann, also die frei formulierte E-Mail, die Anmerkung am Rand einer Zeichnung und die Stückliste, die jeder Kunde anders aufbaut. Wer Standardprodukte in Varianten anbietet, kommt deshalb womöglich ganz ohne Agenten aus. Wer nach Kundenzeichnung fertigt, bekommt jede Anfrage in anderer Form, und dort liegt der Nutzen eines Agenten im Lesen und Vergleichen.

Wo ein Agent die Vorarbeit übernimmt

Auch der beste Konfigurator beginnt erst, wenn jemand die Anforderungen strukturiert eingegeben hat. Bei MAFU-SHERPA macht das der Vertrieb. In einem Betrieb, der nach Kundenzeichnung fertigt, ist genau dieser Schritt der aufwendige, und dort kann ein Agent die Vorarbeit leisten. Er darf dafür das Postfach für Anfragen, die Artikel- und Auftragsdaten im ERP und die Ablage mit früheren Angeboten lesen. Schreiben darf er nur Entwürfe. Mit einer Preisanfrage geht er dann so vor.

1. Er liest die Anfrage, die Zeichnungen und die Einkaufsbedingungen und hält je Position Zeichnungsstand, Werkstoff, Menge und geforderte Nachweise fest.
2. Er sucht jede Position in Ihren früheren Aufträgen. Wo ein Teil mit demselben Zeichnungsstand schon gefertigt wurde, legt er den damaligen Preis daneben, mit Verweis auf den alten Auftrag.
3. Er markiert, was fehlt oder nicht zusammenpasst, etwa einen neueren Zeichnungsstand als in der Liste oder ein gefordertes Abnahmeprüfzeugnis 3.1 nach EN 10204, das beim Materiallieferanten mitbestellt werden muss.
4. Er schreibt zwei Entwürfe, eine Rückfrage an den Kunden und das Angebot mit allen Positionen. Wo es keinen Vergleichswert gibt, bleibt das Preisfeld leer und markiert.

Der Gewinn liegt in der Reihenfolge. Die Rückfrage lässt sich ohne Kalkulation prüfen und kann früh hinausgehen, lange bevor jemand Zeit für die Kalkulation hat. Wenn sich die zuständige Person an das Angebot setzt, liegen die Antworten des Kunden im besten Fall schon vor, und ihre eigentliche Arbeit beginnt bei den neuen und geänderten Positionen.

Öffentliche Ausschreibungen mit Vergabeunterlagen und formalen Eignungsnachweisen folgen eigenen Regeln und gehen über diesen Artikel hinaus. Hier geht es um die Preisanfrage eines Industriekunden, auch wenn sein Einkauf sie Ausschreibung nennt.

Preis, Termin und Zusage bleiben beim Menschen

Der Preis hängt an Dingen, die in keiner Datei stehen. Wie voll sind die Maschinen im nächsten Jahr, wie wichtig ist Ihnen dieser Kunde, und hält der Materialpreis über die Laufzeit? Ein Agent kann aus früheren Aufträgen einen Vergleichswert ziehen. Den Preis setzt er nicht, denn für diesen Preis steht Ihr Betrieb gegenüber dem Kunden gerade. Daran ändern auch Monate mit stimmigen Entwürfen nichts.

Eine ähnliche Grenze beschreibt OpenAI. In seinem Leitfaden zum Bau von Agenten vom April 2025 empfiehlt das Unternehmen, die Werkzeuge eines Agenten danach einzustufen, ob sie nur lesen oder auch schreiben, ob sich ihre Wirkung rückgängig machen lässt und welche finanziellen Folgen sie haben. Für riskante Werkzeuge nennt der Leitfaden zusätzliche Prüfungen oder die Übergabe an einen Menschen. Ein verschicktes Angebot verändert etwas, lässt sich schwer zurückholen und handelt von Geld. In unserer Delegationskarte steht dieser Schritt deshalb dauerhaft auf der Stufe „KI entwirft, Mensch gibt frei“.

Beim Vertriebsassistenten von MAFU-SHERPA gilt diese Stufe schon heute. Ein Entwurf geht erst hinaus, nachdem ein Vertriebsmitarbeiter ihn geprüft und aus Outlook gesendet hat.

Für den Angebotsentwurf gilt eine zweite Grenze. Der Agent erfindet keinen Wert, für den später jemand geradestehen muss, und ein leeres, markiertes Preisfeld ist uns lieber als eine plausible Zahl, die beim schnellen Lesen durchrutscht. Offen ist für uns, ob ein Agent aus ähnlichen früheren Teilen eine brauchbare Fertigungszeit für ein neues Teil ableiten kann. An echten Aufträgen geprüft haben wir das noch nicht, und bis dahin stünde ein solcher Wert höchstens als markierte Schätzung neben der Position.

Fünf Fragen vor dem ersten Versuch

Ob die Angebotsvorbereitung in Ihrem Betrieb für einen Agenten taugt, entscheidet sich weniger am Werkzeug als an Ihren Unterlagen. Diese fünf Fragen können Sie in einer Besprechung ohne uns beantworten.

1. Wo liegen Ihre früheren Angebote und Aufträge, und fände ein neuer Mitarbeiter darin das ähnliche Teil vom letzten Jahr?
2. Welche Preisquelle gilt, wenn Preisliste, Kalkulationstabelle und letztes Angebot sich widersprechen?
3. Können Sie aufschreiben, woran Sie eine vollständige Anfrage erkennen?
4. Welche Teile Ihrer Kalkulation sind feste Regeln, die in eine Tabelle, einen Konfigurator oder Ihr ERP gehören?
5. Wer gibt Rückfragen und Angebote frei, und wer vertritt diese Person, wenn sie beim Kunden ist?

Die Antwort auf die dritte Frage ist die erste Arbeitsanweisung für den Agenten, und sie wächst mit jeder Anfrage. Übersieht er eine geforderte Wärmebehandlung, gehört der Hinweis in diese Liste, damit der nächste Durchlauf ihn schon kennt. Bei der zweiten Frage hilft dagegen kein Werkzeug. Wo drei Quellen drei Preise nennen, entscheidet zuerst ein Mensch, welche gilt; erst danach lohnt es sich, einen Agenten damit arbeiten zu lassen.

Der erste Versuch mit dem vorhandenen Werkzeug

Für den ersten Versuch brauchen Sie keine neue Software; wie überall beim Einsatz von KI im Unternehmen kommt das vorhandene Werkzeug zuerst. Legen Sie in dem KI-Werkzeug, das Sie schon nutzen, etwa in einem Projekt in Claude oder ChatGPT, Ihre Liste für vollständige Anfragen und die gültige Preisliste ab. Geben Sie ihm dann drei echte Anfragen aus den letzten Wochen, darunter eine, bei der später etwas schiefging, und vergleichen Sie die markierten Lücken mit dem, was Ihnen damals selbst aufgefallen ist. Findet das Werkzeug die Lücken, aber nicht die früheren Aufträge, ist die nächste Frage eine Anbindung an Ihr ERP, die nur lesen darf; in der Lohnfertigung ist diese Anbindung oft der größere Teil der Arbeit. Folgt Ihre Kalkulation festen Regeln, lohnt sich zuerst ein Konfigurator. Kommen solche Anfragen nur ein paarmal im Jahr, ist dieses Projekt im vorhandenen Werkzeug vermutlich schon die kleinste sinnvolle Lösung.

Klären Sie vorher, ob Kundenzeichnungen überhaupt in Ihr KI-Werkzeug dürfen. Das hängt von Ihrem Tarif und seinen Einstellungen ab und oft auch von einer Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Kunden.

Bei MAFU-SHERPA kam der Konfigurator mit dem ERP, als der Betrieb dafür bereit war. Ob in Ihrem Betrieb zuerst ein Konfigurator, ein Agent oder das vorhandene Werkzeug an der Reihe ist, hängt an einer Frage: welche Positionen eine Regel rechnen kann, welche ein Agent lesen muss und welche nur ein Mensch entscheiden darf.

Welcher Ihrer Abläufe sich für den ersten Versuch am besten eignet, die Angebotsvorbereitung oder ein anderer, klärt die kostenlose Potenzialanalyse. In 60 Minuten per Video gehen wir ein oder zwei aktuelle Vorgänge durch, und innerhalb von zwei Arbeitstagen erhalten Sie eine schriftliche Empfehlung für den ersten Schritt. Sie kann auch lauten, dass Ihr vorhandenes Werkzeug reicht.

Wenn Sie das an einer eigenen Anfrage durchspielen möchten: Kostenlose Potenzialanalyse vereinbaren.